Plantilla Excel gratis para controlar alumnos, clases y pagos de tu academia de baile

Qué incluye la plantilla

La plantilla tiene cuatro hojas. Cada una hace algo distinto:

Alumnos: aquí va nombre, apellidos, teléfono, email, fecha de alta, clase, cuota mensual y si está activo o de baja. Lo normal.

Clases: nombre de la clase, día, hora de inicio y de fin, profesor, precio mensual y plazas. Además te dice cuántos alumnos tiene apuntados cada clase y cuántas plazas le quedan libres.

Pagos: un registro por cada cobro. Mes, alumno, concepto, importe, fecha de vencimiento, si está pagado, fecha de pago y método (efectivo, Bizum, tarjeta o transferencia).

Resumen: eliges el mes y te dice cuánto tenías previsto cobrar, cuánto has cobrado de verdad, cuánto falta y cuántos recibos están vencidos. De un vistazo.

Cómo usarla paso a paso

Empieza por la hoja Clases. Apunta todas tus clases con su precio.

Luego pasa a Alumnos: uno por fila, con la clase a la que va y su cuota. No es complicado.

Cada mes, en Pagos, apuntas una fila por alumno con la cuota de ese mes. Cuando te pague, pones "Sí" y la fecha. Así de simple.

Después miras el Resumen: eliges el mes y ves de un vistazo quién te debe. Por eso es tan útil.

Consejos para que no se te descontrole

Pon siempre el mes al que pertenece la cuota, no el día en que te pagan. Parece una tontería pero si no lo haces así confundes la de septiembre con la de octubre y empiezan los líos.

No borres a los alumnos que se van. Márcalos como "Baja". Te servirá para saber cuántos pierdes cada curso y detectar patrones.

Revisa los pagos pendientes una vez por semana. Siempre el mismo día. Que sea un hábito.

Haz una copia de seguridad del archivo cada mes. Lo que te ahorras en disgustos no tiene precio.

Cuándo se te queda corta una hoja de cálculo

Un Excel funciona muy bien al principio. Pero cuando pasas de 40 o 50 alumnos empiezan los problemas: tienes que crear a mano los recibos de cada mes, nadie te avisa de quién lleva días sin pagar, no puedes pasar lista desde el móvil y, si dos personas tocan el archivo a la vez, acabas con versiones distintas. Lo que vemos es que ahí es cuando merece la pena un programa de gestión. No antes necesariamente.

De esta plantilla a Admidance en dos minutos

Hemos hecho la plantilla para que el salto sea fácil. Las columnas de la hoja Alumnos se llaman igual que los campos de Admidance, por eso cuando quieras puedes subir tu Excel tal cual en "Importar alumnos" y tendrás a todos tus alumnos dentro del programa al momento. Sin retocar nada. A partir de ahí, las cuotas se crean solas cada mes, los avisos de pago salen por WhatsApp con un clic y pasas lista desde el móvil. Puedes probarlo 30 días gratis, sin tarjeta.

Preguntas frecuentes

¿La plantilla es gratis? Sí, totalmente. No tienes que dejar tu email ni nada.

¿Funciona en Google Sheets o Numbers? Sí. Es un archivo de Excel normal (.xlsx) y se abre en Google Sheets, Numbers y LibreOffice sin problema.

¿Puedo añadir más columnas? Sí, añade las que necesites. Si luego la subes a Admidance, las columnas que no reconozca se guardan en las notas del alumno.

¿Sirve para cualquier estilo de baile? Sí: salsa, bachata, flamenco, ballet, urbano… da igual el estilo que des.